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自治区体育局关于规范档案管理和归档等事项的通知
信息来源:作者: 发布时间:2018年09月17日 10:09 浏览次数:

机关各处室,各直属单位:

为进一步强化我档案管理能力规范我局档案的收集、整理和归档工作,切实提高局系统档案存档质量,做到档案材料从收文到归档的规范化管理,特印发本通知,请各处室各单位认真贯彻执行。具体内容如下:

一、理顺档案管理工作机制

    各处室各单位要明确档案分管领导和专(兼)职档案员,建立档案管理网络,落实责任人,确保档案工作落实到个人。

二、规范档案移交过程

(一)各处室、社体中心、对外交流移交上一年度档案时,做好档案移交清单,经移交人与接收人双方签字后视为移交完成。档案整理过程中,发现处室存档材料不完整的,移交部门必须按要求在规定时限内补充完整。补充材料移一样需双方签字。

(二)各处室各单位如以局名义和文号印发的文件,直接整套存在局603办公室(含处理签、底稿、盖章版,文稿word版本和盖章PDF版本发局603办公室工作人员存档),由局603办公室直接向局档案室移交。各处室、社体中心、对外交流年底移交档案时不需移交此类材料。直属单位如以局名义印发或用局文号印发材料的,流程参照各处室做法。

三、做好平时档案的管理和收集工作

—)专(兼)职档案员电脑里要设置“文件最终稿”文件夹。有些文件修改次数较多,电脑里有不同版本,会出现不知哪个为最终版本或所存版本与盖章版本不一致的情况。所以,要将最终盖章版的文件扫描版和word文档一并存入“文件最终稿”,便于随时调取查阅。

(二)设置专门存档区域,存放档案。各处室各单位要设置一块专门用于存放档案的区域,用于存放本部门本单位的档案。需要第二年年初移交到局档案室的可单独存放,做好清单,便于移交。自己部门单位需要保存的档案材料,结合自身实际,按保管期限、年份或项目等做好分类,编记造册,自行存档。

四、做好文件登记录入工作

为了避免年底文件存档时混乱、文件断号和找不到文件等情况发生,专(兼)职档案员在接收或印发文件第一时间做好登记工作,按收发文时间、文号列好清单,杜绝出现断号、重号或找不到文件的现象。

五、贯彻“应存尽存”原则

各处室应本着“应存尽存”原则将本年度本部门履行职责所产生的诸如文件材料(除一般存档文件外还包含大型会议材料、合同、年度工作总结计划、汇报材料、材料汇编等)、相片(相片需备注人物、时间、地点、事件,即什么人什么时间在什么地方干什么)、视频、奖杯或其他实物材料进行存档,按照文书档案、相片档案、视频档案、实物档案、基建档案等分类,列好清单,移交局档案室。相片档案可用U盘拷贝至局档案室,由局档案室统一冲洗,但移交部门必须按要求对相片备注清楚并填写移交明细清单。

自行存档的单位按照“以我为主”的原则,分门别类的按存档年限做好存档工作,重大体育赛事活动可以单独存档。

六、列入局年度绩效考核

    对各处室和应向局档案室移交档案材料的单位档案收集工作进行评分,对超时移交、档案内容缺失等进行扣分。

请各处室各直属单位将档案分管领导和专(兼)职档案员名单于9月21日前报至局办公室,可将盖章版PDF版本发送至gxtyj@163.com邮箱,联系人:易艳明,联系电话:4828848。

 

 

 

 

2018913    

 

  

  

附件1

自治区体育局XX处室

201 年度文书档案移交明细清单

 

 部门:(盖章)                            日期:

 

序号

文件名称

文号

备注

1

xxxxxxxxx

xxxxx

 

2

xxxxxxxxx

xxxxx

 

移交人:                             接收人:

 

附件2

自治区体育局XX处室

201 年度相片档案移交明细清单

 

 部门:(盖章)                            日期:

 

序号

活动(赛事、会议等)名称

相片内容什么人什么时间在什么地方干什么

摄影者

备注

1

xxxxxxxxx

xxxxx

 

 

2

xxxxxxxxx

xxxxx

 

 

移交人:                             接收人:

 

 

 

附件3

自治区体育局XX处室

201 年度视频档案移交明细清单

 

 部门:(盖章)                            日期:

 

序号

活动(赛事、会议等)名称

视频内容介绍

摄影者

备注

1

xxxxxxxxx

xxxxx

 

 

2

xxxxxxxxx

xxxxx

 

 

移交人:                             接收人:

 

附件4

自治区体育局XX处室

201 年度实物档案移交明细清单

 

 部门:(盖章)                            日期:

 

序号

活动(赛事、会议等)名称

实物档案介绍

备注

1

xxxxxxxxx

xxxxx

 

2

xxxxxxxxx

xxxxx

 

移交人:                             接收人:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

公开方式:主动公开

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